每一天回到辦公室，在你眼前累積大量文件，電腦檔案也讓你很久無法看見 wallpaper，即使花上很多時間，也無法找到需要的文件嗎？可是你沒有動力整理，每天不斷重現那個可怕的景象。其實你有能力改變這個困局，接下來，在這篇文章為你介紹如何整理辦公桌、清理電腦空間，好好整理工作的環境，開始你的辦公室斷捨離！
不如想一想，你的理想工作環境是怎樣的？
妥善的辦公室斷捨離，輕鬆朝向理想的簡單生活
01｜規劃工作區域、書桌整理，降低視覺上不必要的干擾
整理的第一步，是思考自己想要的理想生活。在這一刻，不如想像一下你的理想工作環境、理想的生活模式，遠離帶來負面情緒的人事物。
不妨問問自己以下問題：
- 哪一些物件讓你感到怦然心動嗎？
- 工作時看見什麼景象感到愉快？
每天正式工作前，花 10 分鐘時間整理。
在你的工作空間內，大部份都是正在使用的文件，或是非常實用的東西。根據你的個人習慣和喜好，規劃適合的整理方法，決定放在辦公室的必需品，並且把不必要的東西捨棄。雖然公司檔案或重要文件不能隨便丟棄，也可以利用整理收納法則進行分類，令辦公空間更井然有序。
如果無法感到怦然心動的話，不要把它放在顯眼的位置。
不同行業或有輕微分別，以下是辦公室的常見用品：
- 經常使用：電腦、文具、衛生紙、水杯或保溫瓶、護手霜
- 偶然會用：直立式文件座、文件、座檯電話、小型風扇、零食、繪畫板、卡片
- 不常使用：計算機、打孔機、膠紙座、裝飾品
- 完全不用：不必要的文具、應該要封存的文件
與其把不必要的物件堆放在自己的辦公桌，倒不如把不會使用的工具退還，文件或表格放到文件櫃或倉庫，交給相關部門也是不錯的選擇，辦公桌上只保留真正有需要的物件。
02｜無紙化筆記系統，日常生活或工作也適用的數位極簡
只要把文件電子化，就可以騰出不少空間。在不同的公司環境下，文件檔案及資料的分類方法也有分別，但是，你可以把不常用的文件掃描至電腦，或是用雲端保存電子化卡片，你的辦公桌不再堆放大量文件，有需要時也可以立即找得到。不管你用怎樣的方法把文件電子化，只要整理好檔案名稱、文件夾分類，每一次搜尋相關文件也相當快速，這篇文章也會分享電子文件的整理法則，記得看到最後。
「不論是開會或寫行程，你會隨身攜帶筆記本是怎樣的？」
「為了減少使用紙張，我會使用無紙化筆記本。」
以我來說，行程規劃會使用無紙化筆記本，並運用子彈筆記法。所有待辦事項寫在筆記本，完成後劃上特定的記號，筆記本的格式也有模板，每個月不用花時間繪畫，而且格式非常工整。因為寫行程的筆記本不會保留，用完的筆記本只能丟掉，的確有點浪費，所以用無紙化的筆記本比較適合我。
行事曆模板下載：
03｜善用你的儲物櫃，每一次打開抽屜也感到賞心悅目
除了整理辦公室桌面，儲物櫃裏面也相當重要。將抽屜內無謂的物件清出、文件架內不需要的檔案拿走、檢查零食的食用期限等等，然後決定東西的固定位置，視乎辦公桌的設計和慣用手，把常用的東西放在慣用手容易觸及的範圍，每次使用後放回原處，沒有用的東西立即處理或丟掉。
放工前，把東西物歸原位、淨空平面，甚至把手提電腦收起來。
抽屜以方便拿取為目的：
- 第一層放文具 — 活用收納容器的分隔，整理收納零散的小東西
- 第二層放零食 — 準備食物盒或夾子，密封保存延長食用期限
- 最低層放文件或手袋 — 以文件夾分類，或是淨空整個空間放手袋
順帶一提，辦公室不適合種植任何植物。
04｜文件系統化整理，建立井然有序的電子檔案收納
電子檔案更需要收納技巧，主要原因是搜索方便，有效率地尋找所需文件。電腦內的文件、影音檔案的路徑要仔細分類，甚至需要備份在不同的設備，更有保障。建立良好的系統後，依照分類把文件放到適當位置，騰出空間放更重要的東西。
在電腦內把文件大致上分為「Work」和「Personal」兩大類，在 folders 內建立更多 sub-folders，但是不建議過於複雜，分類和命名要盡量精簡，建立 sub-folders 的命名方式也要統一，整理時發現重複的文件可以刪除，已經沒有用的文件也可以刪除。另一方面，把下載到 Downloads 的文件盡快整理，重要的文件需要定期備份。
文件、影音檔案的整理範例：
- Work
- Documents → Your Project Name → Reports → monthly-report-2022.numbers
- Documents → Your Project Name → Working Files → Layouts → logo.ai
- Documents → Your Project Name → From Clients → Hi Res → image.jpge
- Resources → Fonts → helvetica.ttf
- Personal
- Photos → 2022 → 2022.01 → 2022.01.31 → 04.jpge
- Photos → 2022 → 2022.01 → 2022.01.20 → 03.jpge
- Photos → 2021 → 2021.12 → 2021.12.01 → 02.jpge
- Photos → 2020 → 2020.02 → 2021.02.09 → 01.jpge
- Wallpapers → Minimalist Wallpapers → Minimalist_Wallpaper-LightMode.png
注意！避免使用「#」或「@」這些特殊符號命名文件或檔案，在部份設備將無法正常顯示，如果想突顯某一個文件或檔案，可以用「.」作為分隔，或是在前面加上「_」，例如 _temp.pdf。
沒有用的文件直接刪除，與其佔據電腦的容量，倒不如實行數位極簡，把文件分類、建立 folders 整理電子檔案，雖然文件的數量相當多，整理收納技巧可以把數量控制在適當的範圍內。如果電腦有大量檔案，無法在短時間內完成整理，慢慢整理也不要緊，只需要為自己訂立完成期限。
相信每一位都有能力去改善生活，最重要是有沒有心去行動，只要斷絕不必要的東西，捨去多餘的事物，便可以讓工作空間煥然一新。保持整齊乾淨是基本條件，簡約實用的設備、整理文件資料、有系統的收納方式。山下英子提倡的斷捨離，以「需要、適合、舒適」判斷物品的去留，整理數位檔案和整理家居異曲同工，以這個斷捨離守則捨棄不必要的東西，配合日常生活做出適當判斷，挑選最適合自己的物品。
集中處理自己的私人區域，別人的空間一律不碰，即使共用區域充滿生活感、雜物很多，也不用急着去強迫對方作出改變，處理自己的物品，而且維持乾淨整齊的環境，或許我們在不知不覺間改變身邊的人。
延伸閱讀：
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