書桌放滿東西，連寫字的空間也沒有？重要文件要不要丟掉？大量文件佔據空間，失去生活的自由度，過量紙張也有可能引致害蟲問題，難以根治。然而，有系統的文件整理收納，保持工作效率，並且解決一直困擾着的問題。以下是 5 個整理收納建議和技巧。
家居整理收納法則，保持文件井然有序的重要關鍵
#1 文件分類
家中很多瑣碎文件，數量比想像中多，銀行月結單、公司合約、稅務文件、宣傳單張…等，將所有文件拿出來，再進行初步分類。
可參考以下分類方法。
按類別分類：
- 個人文件：銀行月結單、稅務文件、保險、醫療報告、各類證書等
- 家庭文件：水電煤帳單、房屋文件、家庭成員的學校文件等
- 工作文件：強積金文件、合約、會議紀錄、計劃書等
- 其他：宣傳單張、說明書、雜誌、收據等
按重要性分類：
- 高優先順序：需立即處理或經常使用
- 中優先順序：需保留但不經常使用
- 低優先順序：長期保留但很少使用
按時間順序分類：
- 將文件按年份或月份排序，例如銀行月結單、醫療報告等
#2 建立收納系統
完成分類後，進入文件收納步驟。將分類好的文件放入對應的文件夾或檔案盒，按類別或重要性順序排列。在過程中，篩選出不必要的文件，銷毀敏感個人資料後丟掉。
統一收納容器的顏色和材質，可降低視覺噪音。如果文件整理得井然有序，可是顏色過多，看起來也很雜亂。
使用合適的收納工具：
- 文件夾：將同類文件集中在一起，使用透明材質可以讓你一目了然地看到內容
- 檔案盒：文件夾放入檔案盒直立式收納，保持整齊、拿取容易、不佔空間
文件排列及管理：
- 時間順序：按年份或月份排序，最新文件放在前面，拿取容易
- 類別分類：按個人文件、家庭文件、工作文件等分類，每個類別一個檔案盒
- 用於長期保存的文件：稅務文件、保險…等，可以按年度封存
儲存空間：
- 固定位置：確保所有文件都有固定位置，方便日後查找，例如書房
- 壁掛儲物：在牆上安裝文件儲物架或掛籃，增加收納空間，減少桌面雜亂
#3 貼上標籤
以前還未有智慧型手機，人們對電話號碼的記憶能力很高，但是，隨着科技不斷提升，我們不必再花心思在這件事上。正如建立有效的收納系統，不再花時間找東西。
只要貼上標籤，我們可以專注於更重要的事情上。
準備工具很簡單，你只需要標籤機、紙膠帶和油性筆等，為每個文件夾貼上標籤。
為文件貼上標籤：
- 顏色：使用顏色標籤快速識別，例如個人文件用白色，財務文件用黃色
- 文字：寫上具體內容，例如「稅務文件2024」
- 日期：用於需要定期更新或檢查的文件，方便管理大量文件
- 位置：在文件夾的側邊或頂部貼上標籤，不必拿出整個文件夾也可以看到標籤
貼標籤的工具：
- 標籤機：使用打印標籤，防水防油、文字清晰、專業美觀
- 紙膠帶和油性筆：手寫標籤也很實用，製作時間短、容易更換
標籤機的種類有很多，可連接智慧型手機的藍牙設備是不錯的選擇。自從購買一部藍牙標籤機後，就成為收納好幫手。可以參考《Brother P-TOUCH CUBE 使用心得》這篇文章閱讀詳盡分享。
#4 無紙化
任何資料都可以上網搜尋，店舖的營業時間、銀行的分行位置、電器的使用說明…等，隨時掌握最新資訊。
如此一來，不必再保留卡片、說明書，宣傳單張拿去回收，再轉用電子帳單也很容易。
無紙化文件管理：
- 掃描文件：將重要文件掃描保存為電子版，釋放儲物空間
- 雲端存儲：使用雲端存儲服務保存文件，隨時隨地查閱
- 備份：定期備份電子文件，確保數據安全
- 數位筆記本：使用 Notion、Evernote、OneNote 等應用程式整理文件
#5 維持整理習慣
大量文件堆積如山，但數量太多，在短時間內整理不完，就會失去整理的動力。不如每天花 10 分鐘整理。
舉例來說，每天結束工作後，將文件整理並且放回原位，避免文件堆積。收到新文件後，立即分類並貼上標籤，方便以後查看。
另外，每月或每季度檢查檔案盒，處理過期或不再需要的文件。
定期整理文件：
- 每月整理：每月花些時間整理文件，丟棄過期或不再需要的文件
- 年度整理：每年進行一次大規模整理，丟棄過期文件
收到新文件後立即分類：
- 篩選文件：將文件分為需立即處理、需保留、可丟棄三類
- 立即處理：需要立即處理的文件放在一個容易拿取的地方
- 封存保留：將需要保留的文件按照分類（例如個人、家庭、工作）整理，放入文件夾或檔案盒中，貼上標籤並收納在固定位置
處理不再需要的過期文件：
- 丟棄文件：將不需要的文件進行回收處理，保持文件數量在最低限度
以上。
活用整理收納技巧，你可以輕鬆管理文件，不用再花時間找東西。簡單幾個步驟，即可恢復書桌的整潔和功能，提高工作和生活的效率。
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